Скачать номенклатуру дел в ворде

Номенклатура дел

Скачать номенклатуру дел в ворде

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Понятие и назначение номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Номенклатура дел организации образец и бланк

Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.

Номенклатура дел образец скачать, Word.

Бланк итоговой записи скачать.

Образец итоговой записи скачать в формате Word.

Источник: https://blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html

Закрываем год: декабрь

Скачать номенклатуру дел в ворде

«Конец года» в канцелярии начинается задолго до 31 декабря и продолжается в новом году. Рассмотрим основные «сезонные» мероприятия, которые нужно проводить, готовясь к новому рабочему году. Начнем с декабря.

Чем более развита культура делопроизводства в организации, тем позже можно начинать завершать год. Если в течение года все процессы делопроизводства функционируют бесперебойно, закрытие без труда уместится в одну-две декабрьских недели.

Что нужно сделать в декабре:

  • Подготовить действующую номенклатуру дел к закрытию и проект номенклатуры на следующий год.
  • Внести изменения в локальные нормативные акты и ввести их в действие с 1 января.
  • Провести выверку договоров и при необходимости пролонгировать их.

Чего не нужно делать в декабре:

  • Бросаться немедленно составлять номенклатуру дел с нуля. Все равно не успеете, только собьете работу подразделений, а им в последний месяц года и так непросто. Если «вдруг» обнаружилось, что организации не хватает номенклатуры, лучше заняться ей в новом году. Первую номенклатуру можно утвердить и в течение года, не обязательно строго с 1 января.
  • Писать и срочно утверждать новые ЛНА, чтобы ввести их в действие с 1 января. Как и с номенклатурой – не успеете выдать ничего качественного.
  • Закрывать журналы регистрации. Документ, который нужно срочно зарегистрировать, могут принести 29 декабря в 17:55, и секретарь должен зарегистрировать его в 2017 году, от чего все усилия по закрытию журнала пойдут прахом. Поэтому журналы лучше закрывать в январе.
  • Подводить итоги по исполнению документов. Если по входящему письму, зарегистрированному 29 декабря, поставлен стандартный срок исполнения – 30 календарных дней, то говорить о том, выполнена задача или нет, можно только 29 января.
  • Передавать в архив документы 2017 года. Еще не время: о закрытии дел можно говорить не раньше февраля. Только в феврале (см. предыдущий пункт) станет понятно, закрыто дело или оно превратилось в переходящее. А может быть, дело 2017 года, даже закрытое, еще пригодится подразделению в 2018-м.

Утверждаем номенклатуру дел на следующий год: 3 этапа

Номенклатура дел ежегодно уточняется и утверждается на следующий год. Под уточнением номенклатуры подразумевается:

  • внесение в нее дел, заведенных в уходящем году;
  • удаление дел, закрытых в уходящем году, которые точно не будут вестись в следующем.

Иными словами, мы одновременно дополняем существующую номенклатуру дел и закладываем базу для новой.

ЭТАП 1: ВНОСИМ НОВЫЕ ДЕЛА

Новые дела, заведенные за год, необходимо внести в действующую номенклатуру (на 2017 год) и присвоить индексы. Правки вносятся вручную во все экземпляры номенклатуры (Пример 1).

Для таких правок при создании номенклатуры в конце каждого раздела оставляют запасные строки, как правило, от трех до пяти.

Однако если организация активно развивается и наращивает документооборот, их количество может быть и большим.

Как видно из примера, дела вносятся в номенклатуру в порядке их заведения и получают очередной индекс. Очевидно, что при этом нарушается логика выстраивания заголовков, но ничего страшного: в номенклатуре на следующий год дела встанут туда, куда нужно (Пример 3).

Итак, в Примере 1 представлен «исходный» вариант номенклатуры дел на 2017 год (утвержденной в декабре 2016 года) с пометками о вновь заведенных в течение 2017 года делах.

ЭТАП 2: ИСКЛЮЧАЕМ ЗАКРЫТЫЕ ДЕЛА

Некоторые дела из номенклатуры, наоборот, следует убрать. Это те дела, которые были завершены в течение уходящего года и, скорее всего, не появятся в следующем.

Как правило, это «персональные» дела контрагентов или объектов: работа с клиентом завершена, объект сдан, и делу в номенклатуре делать уже нечего (Пример 2).

Заголовки таких дел могут быть следующими: «Переписка с ООО “Эволюция”», «Документы по взаимодействию с АО “Энергопром”» и т.д.).

Обратите внимание: мы не вычеркиваем эти дела из номенклатуры, не удаляем из электронного файла и вообще никак их не дискриминируем в версии номенклатуры за 2017 год. Заголовки удаляем только в проекте номенклатуры на 2018 год. Номенклатура дел – это актуальный перечень документов организации, поэтому закрытых, несуществующих уже дел в ней быть не должно.

Прежде чем удалить дела из номенклатуры, необходимо собрать информацию. Секретарь переписывается со структурными подразделениями и выясняет, какие дела были заведены в уходящем году и каких не будет в следующем. Если наличие в организации номенклатуры дел не является новостью для коллег из других отделов, то информацию они предоставят быстро.

В Примере 2 представлена номенклатура дел на 2017 год с внесенными на первом этапе правками и новыми пометками (отмечены для удаления закрытые дела, вновь заведенные помещены на свои будущие места, индексы пока не выверены). В рабочей версии можно удалять завершенные дела и ставить пометки, потому что никто, кроме секретаря, ее не увидит.

ЭТАП 3: УТВЕРЖДАЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

После внесения правок проект номенклатуры дел проходит согласование экспертной комиссией (ЭК) организации и представляется на утверждение генеральному директору.

Если ЭК отсутствует, секретарь параллельно согласовывает разделы номенклатуры: каждый руководитель структурного подразделения читает и согласовывает свой раздел.

В Примере 3 представлен фрагмент номенклатуры дел, в которой индексы и заголовки уже приведены в порядок, и это – проект номенклатуры дел секретариата на 2018 год, который будет представлен руководителю для утверждения.

Word в помощь. Составить проект номенклатуры дел в конце года не составит труда, если на протяжении 11 месяцев оперативно дополнять и уточнять документ.

Рекомендуем секретарю вести рабочий файл актуальной номенклатуры дел в MS Word в режиме рецензирования и активно использовать функцию «Примечание» (рис. 1). И неважно, что на дворе, например, июль.

В декабре останется только внести все эти примечания в новый файл номенклатуры.

ТРИ «НЕ» ПРИ УТОЧНЕНИИ СТАРОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И СОЗДАНИИ НОВОЙ

НЕ подгонять дела под индексы. Это индексы подгоняют под дела, а не наоборот. Совершенно нормально, если в 2017 году дело имело индекс 12-04, а в 2018-м получит 12-06.

Это естественно, ведь какие-то дела мы убираем, и индексы освобождаются. Тогда вся нумерация поднимается. Какие-то дела мы вносим, и нумерация сдвигается вниз.

А еще структурное подразделение может реорганизоваться, и тогда индекс изменится полностью, в обеих своих частях.

НЕ сбивать порядок дел в угоду индексам. В продолжение предыдущего пункта: многие секретари боятся менять индексы дел и пишут соответствующие объяснительные записки. Не нужно ни бояться, ни объясняться.

Как не нужно и переставлять заголовки дел, нарушая логику их расположения, лишь бы сохранить индекс. Намного хуже, если в перечень идущих подряд дел с перепиской попадет вдруг дело «Служебные записки», а то и вовсе «График отпусков».

Первично логическое расположение заголовков дел, а не сохранение за ними прошлогодних индексов.

НЕ резервировать индексы. Обратная ситуация: планируется сотрудничество с крупной организацией, явно появится несколько новых дел, и руководство просит секретаря оставить свободными несколько индексов в номенклатуре под эти дела.

Так делать нельзя: в утверждаемой номенклатуре дел свободных индексов быть не должно. Номенклатура отражает актуальный состав документов организации, а не ее планы и чаяния. Если сотрудничество состоится, секретарь внесет вновь заведенные дела в номенклатуру в свободные строки.

Если не состоится, то в перечне дел не будет «зависших» индексов.

Актуализируем локальные нормативные акты

Второе важное дело, которое нужно сделать в декабре, – внести актуальные изменения в локальные нормативные акты (ЛНА) и ввести их в действие с нового года.

ЛНА не создается ради себя самого, «чтобы был». Это рабочий документ, а значит, должен соответствовать реальному положению вещей и течению бизнес-процессов.

Кстати, ЛНА – это не только такие монументальные сочинения, как правила внутреннего распорядка или инструкция по делопроизводству, но и обычный приказ.

Уследить за такими приказами всегда сложнее, чем за крупным ЛНА. Но делать это нужно. Ведь если один из работников, назначенных ответственным за делопроизводство, уволился, или перешел в другой отдел, или изменил фамилию, то приказ уже неактуален – в нем фигурирует несуществующий сотрудник организации.

За год могли измениться производственные и бизнес-процессы, какие-то из процессов и вовсе отменены. Тогда придется отменять и регулирующие их ЛНА.

Виды изменений ЛНА представлены в Таблице.

Чтобы собрать актуальную информацию, придется изучить все ЛНА. Конечно, одному работнику это сделать не под силу, да и не должен секретарь инициировать изменения в технические или юридические регламенты. Заниматься этим должны соответствующие подразделения, а секретарь будет изучать ЛНА, касающиеся делопроизводства и секретарской деятельности.

Все указанные в Таблице изменения вводятся приказом по основной деятельности.

Обратите внимание: одним приказом можно охватить несколько ЛНА, необязательно издавать по одному приказу на каждый документ.

Поскольку принятые управленческие решения однородны, их можно поместить в один распорядительный документ – приказ по основной деятельности (Пример 4).

Word в помощь. И вновь секретарю будет намного легче закрывать год в декабре, если в течение всего года он будет делать отметки в рабочих файлах ЛНА (рис. 2).

Продлеваем договоры на обслуживание

Еще одно мероприятие декабря – выверка договоров, заключенных подразделением. Многие договоры на постоянное обслуживание заключаются на календарный год – до 31 декабря. Необходимо продлить договор или, может быть, найти нового исполнителя.

Секретарь занимается только теми договорами, которые касаются обслуживания организации в делопроизводственной и административно-хозяйственной сферах (если нет специального отдела).

Например, договоры:

  • на почтовое обслуживание;
  • архивное обслуживание;
  • типографское обслуживание;
  • поставку канцелярских товаров;
  • обслуживание кофе-машины и поставку расходных материалов к ней;
  • поставку в приемную кофе, чая, снеков;
  • оказание клининговых услуг и т.д.

Задача секретаря – поднять базу таких договоров. Если окажется, что некоторые договоры требуют пролонгации, в декабре предстоит заключить новые или подписать дополнительные соглашения о продлении сотрудничества на следующий период.

*

Источник: https://www.profiz.ru/sr/12_2017/zakryvaem_god/

Как составить номенклатуру дел организации образец

Скачать номенклатуру дел в ворде

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела.

Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел.

Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Типовая номенклатура дел для ООО примеры

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Источник: https://sroorgru.com/kak-sostavit-nomenklaturu-del-organizatsii-obrazets/

Номенклатура дел организации образец составления

Скачать номенклатуру дел в ворде

Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.

Скачать образец номенклатуры дел организации (word)

Скачать пустой бланк номенклатуры дел организации (word)

Пример составления и образец номенклатуры дел 2019

Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

графасодержание
1индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным
2заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными ( название вида «разные документы» – недопустимо)
3количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года
4срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно
5в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

  1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
  2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
  3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
  4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
  5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
  6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
  7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
  3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Порядок составления

Есть два варианта разработки:

  1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:

  1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
  2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
  3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
  4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
  5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
  6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
  7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
  8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Порядок работы

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

  1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
  2. Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
  3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
  4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Таким образом, в 2019 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/primer-sostavleniya-nomenklatury-del-organizacii/

Номенклатура дел для юристов

Скачать номенклатуру дел в ворде

Номенклатура дел для юристов Номенклатура дел для юристов Популярное Типовая номенклатура дел юридического отдела Есть ли у вас примерная номенклатура дел юридического отдела? Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям. Когда формируется документ Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода декабрь. Удивительно, но факт! В распоряжении также должно быть зафиксировано право обращения членов рабочей группы к руководителям подразделений и специалистам по вопросам, возникающим в процессе подготовки номенклатуры дел; указаны сроки предоставления проекта номенклатуры дел для рассмотрения экспертной комиссией ЭК организации и утверждения руководством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Для чего нужна номенклатура дел
  • Составляем номенклатуру дел
  • Вход на сайт
  • Типовая номенклатура дел
  • Юридическое делопроизводство — единая база и учет судебных дел
  • Номенклатура дел для юристов
  • Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

Для чего нужна номенклатура дел

Сводная номенклатура дел образец бланк Юрист-Онлайн На сегодняшний день, когда все виды работ в организациях подвергаются постоянным и значительным изменениям, а документация нуждается в строгой классификации и упорядоченности, возникает необходимость в модернизации ведения делопроизводства.

Достаточно эффективным средством для этого является сводная номенклатура дел, которая представляет собой документ, включающий в себя список всех деятельностей предприятия, надлежащих к выполнению в предстоящем году. Номенклатура дел составляется на специальном бланке, в котором каждый раздел печатается на отдельном листе.

Сущность номенклатуры дел Результативность работы предприятия напрямую зависит от ее структурированности и подчинения необходимым условиям, одним из которых и является сводная номенклатура дел.

Перед тем, как приступить к ее составлению, нужно тщательно изучить содержание всех документов по текущим завершенным и незавершенным делам организации. Типовая — определяет состав дел всех однотипных организаций и носит нормативный характер. Примерная — отражает примерный список дел в организациях, не имеющих четкую структуру.

Индивидуальная — оформляется в частном порядке, однако с соблюдением всех необходимых последовательностей. номенклатуры дел В состав сводной номенклатуры должны входить: Каждый пункт заносится в специальную графу в таблице, которая служит основой для сводной номенклатуры дел.

В конце документа должна присутствовать итоговая запись, которая по сути является кратким списком всех заведенных в текущем году дел временных и постоянных. Эти сведения затем передаются либо в государственное архивное учреждение, либо поступают в собственный архив организации.

Составленная номенклатура дел должна быть подписана и утверждена руководителем. Срок ее хранения составляет пять лет, но лишь в случае, если за это время ни одна из функций или деятельностей организации не подвергалась изменениям. Однако, в конце делопроизводственного года, необходимо проверить документ, если нужно, внести уточнения и заново перепечатать.

Ниже расположен типовой бланк и образец сводной номенклатуры дел, вариант которого можно скачать бесплатно. Читать документ далее.

Составляем номенклатуру дел

Сводная номенклатура дел образец бланк Юрист-Онлайн На сегодняшний день, когда все виды работ в организациях подвергаются постоянным и значительным изменениям, а документация нуждается в строгой классификации и упорядоченности, возникает необходимость в модернизации ведения делопроизводства. Достаточно эффективным средством для этого является сводная номенклатура дел, которая представляет собой документ, включающий в себя список всех деятельностей предприятия, надлежащих к выполнению в предстоящем году. Номенклатура дел составляется на специальном бланке, в котором каждый раздел печатается на отдельном листе. Сущность номенклатуры дел Результативность работы предприятия напрямую зависит от ее структурированности и подчинения необходимым условиям, одним из которых и является сводная номенклатура дел.

Юридическая консультация по телефону Наш сайт для приема заявок: Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

Юридические документы.

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия а зачастую — и после имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты. В рамках данной статьи под делопроизводителем мы будем понимать сотрудника организации, ответственного за ведение делопроизводства в организации.

Вход на сайт

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия а зачастую — и после имеет ключевое значение для полноценной работы компании.

Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты. В рамках данной статьи под делопроизводителем мы будем понимать сотрудника организации, ответственного за ведение делопроизводства в организации. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных видов документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд, делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так. Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота.

Типовая номенклатура дел

Какими документами необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел? Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные отраслевые перечни документов. Перечниявляются справочными пособиями, в которых в виде определенных статей пунктов записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действуют два перечня типовых документов:

Шевчук предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:

Юридическое делопроизводство — единая база и учет судебных дел

Скачать пустой бланк номенклатуры дел. Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Должен каждый юротдел Вести реестр судебных дел В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет.

Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel последний более предпочтителен.

Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS Excel пример реестра судебно-арбитражных дел: При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять: Обращаем внимание, что следует различать реестры списки по делопроизводству и отчеты по нему.

Заполнение граф статьи номенклатуры дел Наименование раздела Номенклатура дел может быть построена по: В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, то есть индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами подразделами номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов подразделов номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций. Например, 02 — индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела:

Составляем номенклатуру дел. Александр ГОРБАЧ, юрист 04 Декабрь Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и .

Для кого обязательна В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

Административно-хозяйственная служба и охрана труда Сестра-хозяйка Пищеблок Прачечная Юрист Профком Внутри разделов заголовки дел систематизированы по степени значимости и взаимосвязи согласно «Примерной схеме систематизации документов в номенклатуре дел», согласованной решением Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР от Каждое ЛПУ УР независимо от наличия Примерной номенклатуры дел должно разработать индивидуальную номенклатуру дел с учетом специфических особенностей, характерных для своего учреждения.

Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. На предстоящий делопроизводственный календарный год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года1. Подробнее о том, как составить сводную номенклатуру дел, читайте в материале. Кроме того, на нашем сайте www.

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст.

.

.

.

Источник: https://horscadrefestival.com/nalogovoe-pravo/nomenklatura-del-dlya-yuristov.php

Личное жилье
Добавить комментарий