Приказ о создании комиссии по акту передачи дел

Прием — передача дел в кадровой службе

Приказ о создании комиссии по акту передачи дел

Как принять дела на новом месте без риска для себя?

Если вы собираетесь устраиваться на новое место работы, то вас, скорее всего, беспокоят вопросы, связанные с приемом документом:

  • обязан ли кадровик, на место которого я пришла, сдавать мне дела или такой обязанности законом не установлено,
  • наличие каких документов надо проверить в первую очередь,
  • какие акты приема-передачи надо составлять,
  • что я могу сделать, если выясню, что некоторых документов не хватает?

Давайте начнем по порядку: обязанность проводить процедуру передачи дел законодательном не установлена. Но можно предложить для передачи дел следующие этапы такой процедуры:

  • создание комиссии;
  • проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;
  • составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Не факт, что вам, как новичку, пойдут навстречу и сразу решат создать комиссию. Будьте готовы к отказу. В случае подобного отказа проведите аудит документации самостоятельно, после вступления в должность.

По результатам кадрового аудита можете составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Итак, вернемся к созданию комиссии. Для этого издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя организации или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения (если такие должности есть в организации), юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Основная цель проверки документации при передаче дел — это проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в организации есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации.

В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

Что входит в процедуру передачи дел:

  1. Составляем перечень документов кадровой службы
  2. Проверяем оформление документов.
  3. Проверяем систему регистрации.
  4. Проверка системы хранения документов.
  5. Проверка программного обеспечения.

Более подробно о передаче дел можно узнать на БЕСПЛАТНОМ вебинаре «Как принять дела на новом месте без риска для себя?», который я буду проводить 19 февраля в 20.00.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек.

Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему эта рекомендация особенна важна? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак.

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит вам, как новичку, оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент.

Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

Источник: http://start4hr.ru/kak-prinyat-dela-na-novom-meste/

Акт приёма-передачи при смене ответственного за архив: содержание и оформление

Приказ о создании комиссии по акту передачи дел

  1. Предварительные шаги
  2. Реквизиты
  3. Что писать?
  4. Нюансы оформления

Смена ответственных лиц всегда сопровождается муторными процедурами и бумажной волокитой. Увы, но это факт. Чтобы не затягивать дело, нужно один раз изучить правила составления и оформления нужных актов. Если делать всё строго по инструкции – не придётся переделывать и терять время.

Предварительные шаги

Акт приёма-передачи при смене ответственного за архив – это важный документ, и его нельзя составлять «на коленке». Обязательный этап перед тем, как дела будут переданы от прежнего заведующего к новому – создание специальной проверяющей комиссии.

Эта комиссия должна всесторонне проверить все факты, которые будут указаны в самом акте. Создаётся комиссия на основании специального приказа руководителя. Этот же приказ, в свою очередь, служит основанием для составления акта приёма-передачи.

Вот такая схема.

В своём приказе руководитель сам определяет состав комиссии.

Нужно назначить минимум трёх человек, которые могут дать объективную оценку проверяемым фактам (иначе говоря, что-то смыслят в делопроизводстве и архивных документах).

Хотя бы один из членов комиссии должен быть представителем службы документационного обеспечения – например, секретарём. Ответственный за архив членом комиссии быть не может, поскольку это заинтересованное лицо.

Проверка проводится один раз и занимает максимум один рабочий день. Что именно проверяется?

  • наличие в архиве всех документов, которые там должны быть (как оригиналов, так и копий);
  • их состояние, степень сохранности;
  • соответствие фактического количества документов указанному;
  • наличие печатей и штампов архива (если они изначально были предусмотрены);
  • исправность охранной и противопожарной систем помещения архива.

Только после этого можно писать сам акт.

Реквизиты

В левой верхней части листа следует указать название фирмы. Ниже с той же стороны пишется название акта, его номер и дата составления. Специфический реквизит акта приёма-передачи дел – гриф утверждения.

Он проставляется в правом верхнем углу. В грифе утверждения нужно указать должность утверждающего лица (то есть руководителя организации).

Должность указывается кратко: «генеральный директор объединения», «начальник цеха» и т.п.

Это все необходимые реквизиты.

Что писать?

  1. Сперва в тексте указывают, что акт составляется на основании приказа о создании комиссии («на основании приказа № от такого-то числа»).
  2. Затем нужно констатировать сам факт передачи дел.

    Должно быть чётко и однозначно указано, что в присутствии всех членов комиссии прежний ответственный передал дела, а новый принял их.

  3. Дальше кратко упоминается, что именно было передано (например, «архивные документы за 2010-2015 гг. и справочные материалы к ним»).

Выглядит всё это примерно так: «В соответствии с приказом ООО «Артемида» от 15.06.2015 № 176 Иванова И. И. передала, а Петрова А. А. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа (в составе председателя Сидорова В. В. и членов Скворцовой С. С.

и Плотниковой Е. Е.) документы архива за 2010-2015 гг. и справочные материалы к ним».

После этого нужно составить и заполнить таблицу. Таблица состоит из шести столбцов:

  • порядковый номер строки;
  • название и номер описи;
  • количество экземпляров описи;
  • количество принятых единиц;
  • количество единиц хранения страхового фонда;
  • примечания.

Ниже таблицы пишется, что ещё было передано дополнительно (обычно это дело фонда, книга и журнал учёта и печать). Затем прикладывается опись помещения архива.

Тут нужно указать площадь помещения и перечень всего, что в нём есть (стеллажи, полки, ремонтные инструменты и т. д.).

В самом конце текста следует поставить отметку о том, что помещение архива и все внутренние системы (сигнализации, пожарной безопасности) находятся в удовлетворительном состоянии и исправно работают.

Наконец, ставятся подписи. Вначале акт приёма-передачи подписывается сдающим и принимающим документы архива (то есть прежним и новым заведующими), а затем – всеми членами комиссии. При этом первой помещается подпись председателя, а ниже расписываются члены комиссии (в алфавитном порядке по фамилиям, но без указания должностей).

Нюансы оформления

  1. Иногда в акте приёма-передачи дел указывают сведения о количестве экземпляров этого документа и их местонахождении. Это дополнительный элемент, и включать его в акт необязательно.
  2. К акту можно прикладывать документы, подтверждающие, разъясняющие или дополняющие изложенные в нём факты.

    Если есть приложения, на них нужно дать ссылку после текста. Эта ссылка оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложения» и располагается сразу за пунктом с указанием данных о числе составленных экземпляров акта.

  3. Если в тексте есть название приложения, то в отметке указывается количество его листов и экземпляров.

    Если в тексте названия приложения нет, то это название указывается в отметке (как и количество листов и экземпляров).

  4. Если приложений несколько, то их нужно пронумеровать.
  5. Случается, что в ходе приёма-передачи дел выявляется факт их недостачи.

    Как составить акт приема-передачи при смене ответственного за архив в таком случае? Никак, этого нельзя делать. О недостаче следует немедленно сообщить руководителю компании. Если документы найдутся – акт можно будет оформить по стандартной процедуре. Если нет – придётся привлечь к ответственности и покарать виновных.

Кстати, акт приёма-передачи составляется не только при смене «архивного управленца», но и при смене руководителя организации. Алгоритм действий при этом сохраняется тот же.

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/akti/akt-priema-peredachi-pri-smene-otvetstvennogo-za-arhiv-soderzhanie-i-oformlenie.html

Передача дел при смене главного бухгалтера

Приказ о создании комиссии по акту передачи дел

Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.

Общие положения

Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице.

Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована.

Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.

На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена.

Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны.

Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с Законом № 3125.

В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность. Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст.

8 Закона № 996 организация бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции собственника либо уполномоченного органа (должностного лица). При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).

Порядок действий при передаче дел

Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.

Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется Положением № 879. Так, в соответствии с п. 4 разд. І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І Положения № 879, при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.

Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации.

Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке.

Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1).

Порядок проведения инвентаризации таков:

  • создание инвентаризационной комиссии;
  • выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации; формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов либо отчетов о движении активов);
  • непосредственно проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания либо обмера);
  • подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/20523-0

Образец 1Приказ о проведении внеплановой инвентаризацииВ связи с увольнением главного бухгалтера ООО «Свет» Петровой Раисы Семеновны с 01.08.16 г. с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия ПРИКАЗЫВАЮ:1. Провести внеплановую инвентаризацию денежных средств, бланков строгой отчетности, товарно-материальных ценностей, а также основных средств и нематериальных активов.2.

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-dokumentooborot-2-peredacha-del-pri-smene-glavnogo-buxgaltera

Учимся принимать дела и документы

Приказ о создании комиссии по акту передачи дел

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко.

Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п.

3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом.

Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

  • чтобы рабочий процесс не прерывался;
  • чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
  • чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
  • чтобы можно было поделить зоны ответственности.
  • В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
  • уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
  • длительная командировка;
  • временная нетрудоспособность;
  • перевод на другую работу;
  • увольнение (по различным основаниям);
  • в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
  • Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
  • С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
  • прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
  • прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
  • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой.

Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет.

Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности.

Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

№ п/пНаименование дела/документаРеквизиты дела/документаКоличество листов в деле/документеНаличие дела/документа в электронном видеПримечание
1Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 годаПапка № 4-ОСА67 листовВ наличии на локальном компьютереВ папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа
2Положение об Общем собрании акционеровот 15 января 2011 года, редакция № 228 листовОтсутствует

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь              Миронова       А.П. Миронова

Согласовано:

Заместитель начальника канцелярии

Маслова         Е.Д. Маслова

03 мая 2012 года

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней.

В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник.

Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  • в инструкцию по делопроизводству:
  • положение о персонале;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о конкретном структурном подразделении и др.

 Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2012/priem_del_i_dok/

Кадровая служба с нуля

Приказ о создании комиссии по акту передачи дел

Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации.

Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы.

Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.

Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

Прием-передача кадровых документов состоит из нескольких этапов: создание комиссии; проверка состава, содержания, оформления документов; составление акта о приеме-передаче дел.

Создаем комиссию

Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируют по-разному в зависимости от размера и профиля компании. В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров.

Главное в работе комиссии обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры.

Проверяем документы

Далее составляем список имеющихся документов. Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.

Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов.

Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании.

Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами (таблица на стр. 40)*.

Документ Ссылка на нормативный правовой актСрок хранения
Правила внутреннего трудового распорядкаСт. 189, 190 ТК РФ1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)
Положение о защите персональных данных работниковСт. 86 ТК РФНе указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
Положение об оплате трудаСт. 135 ТК РФ
Трудовой договорСт. 16, 56-59, 67 ТК РФ75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)
Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении)Ст. 68, 62 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №175 лет ЭПК (ст. 6б Перечня); о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет
Штатное расписаниеСт. 15, 57 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1Постоянно (ст. 32 Перечня)
График отпусковСт. 123 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1u001d1 год (ст. 356 Перечня)
Личная карточка работникаПостановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №175 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудаСт. 91, 99 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №11 год (ст. 281 Перечня)
Трудовая книжкаСт. 65, 66 ТК РФ;постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»;постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к нимПостановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (п. 40-41);постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 (п. 5 ст. 9)50 лет (ст. 358е Перечня)
Журнал учета мероприятий по контролюФедеральный закон от 8 августа 2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)
Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпускеСт. 80, 122, 127, 128 ТК РФ75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

Этот перечь не следует считать исчерпывающим. Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов.

Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции.

Если в организации введена сменная работа график сменности; в случае работы в организации сотрудников материально ответственных лиц договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т. п.

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля.

Мы обратились с вопросом к работодателям:

С какой проблемой вы столкнулись при необходимости провести прием-передачу дел в кадровой службе?

Елена ПОПОВА,
инспектор отдела кадров (г. Челябинск):

– Когда увольнялся предыдущий начальник отдела кадров, дела никому не передал. Пришел новый руководитель, поставил вопрос о процедуре приема-передачи. Организация работает давно, документации много. Сначала не знали, с чего начать.

Ирина БЕЛОВА,
секретарь-кадровик (г. Казань):

– Не могли найти образец акта приема-передачи. Утвержденной формы нет, процедура ни в каком в законе не прописана. В первый раз было непросто.

Ольга ДЕРЖАВИНА,
инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край):

– Труднее всего составить акт приема-передачи. Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись!

Составляем акт

После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты. Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.

Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов. Его передают на утверждение руководителю организации (образец на стр. 42).

Внимание: трудовые книжки!

Прием-передачу трудовых книжек, пожалуй, можно считать самым ответственным этапом в рассматриваемой нами процедуре.

Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа.

В каких бы условиях не проходила процедура приема-передачи кадровой документации, отказаться от документированного оформления передачи трудовых книжек нельзя.

Этот документ кадрового делопроизводства оформляется при приеме сотрудника на работу, записи должны быть внесены своевременно. Создание его задним числом невозможно, а восстановление требует проведения значительной работы.

В процессе приема-передачи дел также необходимо обратить внимание на наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№225 «О трудовых книжках»).

Такого же пристального внимания требует и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга учета ведется в рукописном виде и, естественно, не может быть восстановлена, так как содержит подписи работников, в том числе уволенных. Важно проверить соответствие записей в трудовых книжках записям в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Об обязательности такого запаса бланков говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225).

Как предлагалось выше, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровой документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах.

На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек (если такой факт обнаружится).

В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек.

Он должен содержать следующие сведения: фамилию, имя и отчество владельца; серию и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками (образец на стр. 44).

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Сотруднику, увольняющемуся с должности кадровика, подвести итоги своей работы и передать результаты своего труда.

Руководителю организации гарантирует наименьшие неудобства при смене кадровика в организации и сохранность кадровой документации.

* Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) рядом со сроком хранения документов, указанных в таблице, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные или муниципальные архивы или храниться в организации.

Источник: https://www.ippnou.ru/print/004062/

Некоторые рекомендации о том, как следует передавать документы и дела. Ладыгина В

Приказ о создании комиссии по акту передачи дел

Прием-передача документов и дел является обязательной процедурой в случае смены руководителя организации и (или) материально ответственного лица.

Также при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются (по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения, которому предоставлено право принимать отдельные решения) другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)).

Следует заметить, что Трудовой кодекс РБ (далее – ТК) не конкретизирует процедуру приема-передачи дел.

Поэтому при проведении процедуры приема-передачи дел у нанимателей и работников, ответственных за ее проведение, возникают закономерные вопросы:

– может ли наниматель задержать выдачу трудовой книжки увольняющемуся работнику, если работник не передал дела?

– можно ли в трудовом договоре (контракте) и (или) в должностной инструкции работника указать передачу дел как одну из его обязанностей?

– правомочен ли приказ, обязывающий работника произвести передачу дел (если эта обязанность отсутствует в трудовом договоре и (или) в должностной инструкции), и что необходимо предпринять в случае отказа работника от передачи?

– может ли руководитель организации наказать увольняющегося работника, если он отказался выполнять письменное распоряжение (приказ) нанимателя о передаче дел?

Отвечая на эти вопросы, необходимо руководствоваться законодательством о труде. Независимо от основания прекращения трудовых правоотношений увольняющемуся работнику нужно выдать в последний рабочий день (отправить по почте в случае его отсутствия на работе уведомление о необходимости получения) трудовую книжку (ст. 50 ТК).

Таким образом, попытка нанимателя заставить работника осуществить передачу дел, не отдавая ему в установленный срок трудовую книжку, будет являться нарушением норм ТК и может повлечь за собой привлечение к административной ответственности руководителя организации или ответственного должностного лица нанимателя (ст. 9.

19 Кодекса РБ об административных правонарушениях).

Что касается включения в трудовой договор пункта об обязанности работника передать дела, то, например, для руководителей организаций или материально ответственных лиц такая обязанность уже предусмотрена нормативными правовыми актами, поэтому отдельно указывать ее в трудовом договоре не нужно. Однако должностные инструкции этих работников могут содержать такой пункт.

Безусловно, наказать работника только за отказ от ознакомления с приказом, которым на него возлагается обязанность передать дела, нельзя. В данном случае отказ работника от ознакомления с приказом (распоряжением) следует оформить актом с указанием присутствующих при этом свидетелей, а также потребовать от работника объяснить причины отказа в письменном виде.

Наказать работника за отказ от выполнения обязанности по передаче дел, если это условие не содержится в его должностной инструкции или ином документе, также проблематично: дисциплинарный проступок – это ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК), а если эта обязанность не указана в соответствующей инструкции, то и привлечь работника нельзя.

В таком случае нанимателю следует заранее уточнить позицию работника и, если он откажется от передачи дел, издать приказ о создании комиссии по приему документов и дел от увольняющегося работника.

Комиссия определяет, какие документы находятся у работника, какие из них исполнены, а какие на исполнении.

Также комиссия может выявить отсутствие (недостаток) конкретных дел и документов, которые работник получил для работы.

Передача дел и документов должна быть документально оформлена

Передачу дел и документов следует проводить на основании распорядительного документа руководителя организации. Таким документом может быть приказ или распоряжение.

Образец приказа о приеме-передаче документов и дел смотрите

в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.

Специалист по кадрам должен указать в приказе следующую информацию:

1) причина передачи дел (например, увольнение работника, длительная командировка, смена руководителя организации и т.д.);

2) данные о лице, передающем дела, и данные о принимающем дела (фамилия, имя, отчество, должность, наименование структурного подразделения);

3) сроки проведения приема-передачи дел. В случае увольнения работника передача дел должна быть завершена до указанной в приказе даты увольнения.

Например, если расторжение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, происходит по желанию работника, то у работника есть месяц на то, чтобы передать документы и дела новому работнику (работникам).

Таким образом, сроки передачи дел могут варьироваться в зависимости от ситуации;

4) сведения о лицах, участвующих в приеме-передаче дел. Например, передача документов и дел от увольняющегося главного бухгалтера новому главному бухгалтеру может проходить с участием аудитора.

Требования к акту приема-передачи документов и дел

Приказ (распоряжение) о приеме-передачи дел является основанием для составления акта приема-передачи дел. По сути, это второй после приказа документ, придающий юридическую значимость процедуре. Оформлять акт нужно с учетом требований пп. 111–116 Инструкции № 4.

Справочно: акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) (п. 111 Инструкции № 4).

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Он должен согласовываться с названием вида документа.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, его подписавшим.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывают основание для составления акта и перечисляют лиц, составивших акт и присутствовавших при этом.

В констатирующей части акта излагают цели и задачи актирования, дают краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируют установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражают ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указывают сведения о количестве экземпляров акта.

Пример

Составленв3 экземплярах:

1-йэкз. – вдело№3-4;

2-йэкз. – директоруобщества;

3-йэкз. –вбухгалтерию.

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении. Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

ЭТО ВАЖНО!Акт приема-передачи дел должен пройти процедуру утверждения, так как это акт, предписывающий выполнение определенных действий. Акт утверждает руководитель организации.

Образец акта приема-передачи документов и дел смотрите

в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Справочно:

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/nekotorye-rekomendatsii-o-tom-kak-sledue_0000000

Личное жилье
Добавить комментарий